您的 IT 基礎架構是否已為企業(yè)內容管理（ECM）軟件做好準備？
你已準備好重新評估組織共享和管理內容的方式，使用企業(yè)內容管理軟件了嗎？
正常的辦公環(huán)境（使用物理方式傳遞文檔，同時將文檔存儲在文件柜中）不再適合組織的戰(zhàn)略需求。相反，您希望信息在網(wǎng)絡上得到控制和流動，同時確保在整個組織中安全地存儲和共享文檔。企業(yè)正在倡導 ECM 軟件的戰(zhàn)略優(yōu)勢，從而提高生產效率和降低運營成本。
但是，企業(yè)在當前的網(wǎng)絡和 IT 基礎架構中實施 ECM 軟件時必須考慮哪些因素？
當ECM 軟件進入您的企業(yè)時
內容管理系統(tǒng)不僅僅是文檔的電子存儲。正如您可能已經通過舊的文檔存儲方法所看到的那樣，以電子方式將文檔添加到共享數(shù)字空間中的文件夾并不一定具有條理或高效檢索功能。
內容管理元數(shù)據(jù)（包括存儲日期、文檔所有者、文檔類型、訪問權限等）分配給上傳的文檔和內容文件，增強和簡化了檢索過程。在搜索期間，當文件被系統(tǒng)的搜索數(shù)據(jù)庫保存和使用時，信息將被自動記錄。
正時文檔生命周期管理和電子編目過程使得企業(yè)內容管理系統(tǒng)如此強大，特別是對尋求內容系統(tǒng)性和可訪問性的公司。
探求 ECM 軟件背后的驅動因素
探求內容管理軟件的企業(yè)通常出于兩個原因：戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢和戰(zhàn)術節(jié)約。
戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢可能包括：
- 更好的客戶服務
- 進入新市場的能力
- 提高法規(guī)遵從性
- 加強組織內協(xié)作
- 分享和傳播機構知識
ECM 軟件戰(zhàn)術節(jié)省包括：
- 消除運營成本
- 更快的收回營業(yè)額、提高現(xiàn)金流
- 企業(yè)數(shù)字內容模板的利用
IT 和ECM 基礎架構的交匯點
企業(yè)正在研究ECM 軟件計劃需要考慮他們如何運行軟件：
- 軟件是獨立的解決方案還是托管的解決方案？
- 是否在現(xiàn)有網(wǎng)絡中運行？
- 如何保證遠程訪問？
- 數(shù)據(jù)存儲在物理辦公室服務器還是異地數(shù)據(jù)中心？
除了考慮如何運行軟件之外，您的 IT 團隊還會幫助進行實際的網(wǎng)絡、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成。集成提供了基于角色的安全性，可將憑據(jù)從一個網(wǎng)絡和系統(tǒng)傳遞到另一個網(wǎng)絡和系統(tǒng)。您的 IT 團隊還確保在系統(tǒng)（ERP 和 CRM 系統(tǒng)、會計和人力資源軟件等）之間導航盡可能流暢和簡單。
當 IT 部門看到軟件危險信號時
當您考慮各種 ECM 軟件包時， IT 團隊的幫助可確保不會出現(xiàn)掛斷情況。
IT 團隊幫助企業(yè)公司避免的典型場景包括：
- 復雜的安裝過程
- 廣泛的定制
- 沒有開箱即用的集成功能
- 受限的 API 訪問
- 不面向服務的系統(tǒng)體系結構
當今 ECM 領域最常見的錯誤是公司購買軟件時，認為所有系統(tǒng)都是一樣的。這些公司經常最終購買得是需要分段更新的軟件，這些軟件通常使用不同版本的代碼，這使得早期版本代碼的長期維護既昂貴又耗時。
現(xiàn)實情況是，集成從一開始就應該很簡單。如果你必須做很多工作，你已經朝著錯誤的方向前進了。
IT 在ECM 軟件選擇中的作用
就組織的技術戰(zhàn)略而言，您的 IT 團隊負責在核心業(yè)務應用程序上提供功能，從而降低總擁有成本。IT 的作用是專注于擴展特定用例的核心技術功能，并將應用程序構建用于戰(zhàn)略業(yè)務目的。
在幫助提高您的ECM 軟件的價值時，您的 IT 團隊還需要：
- 為良好的元數(shù)據(jù)奠定基礎，確保用戶在需要時找到正確的文檔；
- 了解您的組織如何最好地使用不同的內容類型，以及不同角色的不同用戶如何獲得對內容的安全訪問權限；
- 對軟件的可擴展性、架構、安全性和移動訪問方面進行檢查。
IT 對您的企業(yè)內容管理戰(zhàn)略的影響
內容管理系統(tǒng)帶來了信息架構，利用 IT 團隊的技術專業(yè)知識來塑造架構可減少冗余和風險，提高用戶滿意度和技術采用率，提高生產效率并降低成本。
冗余：您的企業(yè)可能在不同的位置或不同的部門擁有不同的技術，因此確保ECM 系統(tǒng)不會與當前技術重疊而是集中這些技術非常重要。新軟件應通過適用于整個組織用戶訪問的中央內容管理系統(tǒng)消除信息孤島。
風險：集中管理的內容需要提高安全性，因為同一文檔不再存在多個副本。相反，需要訪問文檔的任何人都可以訪問該文檔的中心版本。IT 是確保系統(tǒng)維護和實施內容策略和流程的關鍵。
用戶滿意度和生產力：信息架構會影響軟件的搜索功能，界面直觀可提高使用系統(tǒng)的員工的滿意度。這不僅使他們在工作中更有效率，而且還增加了軟件采用的可能性。正如我們之前提到的，缺乏用戶采用是成功實施 ECM 的最大障礙之一。
成本：在某些方面，ECM 軟件不使用舊的冗余技術，這自然會影響以前與軟件支持和維護相關的 IT 成本。
IT 在軟件選擇中提供的其他方式的幫助
如果您希望您的 IT 團隊在軟件選擇中扮演的不僅僅是支持角色，那么與ECM供應商選擇相關的一些任務可能有：
- 內容管理銷售機會優(yōu)先級
- 信息架構審計
- 應用程序演練和利益干系人調查
- 評估 ECM 軟件如何與業(yè)務需要保持一致
- 系統(tǒng)集成/遷移需求評估
- 用戶采用ECM軟件研討會
包含上述各項的全包式 ECM 戰(zhàn)略對于順利過渡到支持企業(yè)內容、人員和工作流的最佳 ECM 技術環(huán)境至關重要。
為什么ECM 實施的成功取決于整個團隊
雖然讓 IT 部門參與您的軟件計劃至關重要，但沒有一個部門掌握戰(zhàn)略 ECM 軟件實施的關鍵。因為 ECM 系統(tǒng)將以前從未集中過的不同介質（紙面和數(shù)字文檔、Internet 和 Intranet 站點、在線系統(tǒng)和電子郵件）匯集在一起，所以高級管理層需要記錄所有集中在內容管理系統(tǒng)中的與不同介質相關的使用情景。
成功的實施策略涉及所有部門，以確保在新系統(tǒng)中捕獲和體現(xiàn)與各種內容類型相關的所有工作流和過程。任何不全員參與的方法都不會產生企業(yè)值得擁有的面向未來的 ECM 系統(tǒng)。
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