召開會議的注意事項
以及準(zhǔn)備流程
一、時間：會議時間安排上要注意不要與領(lǐng)導(dǎo)及絕大部分參會人員的時間沖突，并提前告知參會人員，會議報到時間、開始時間和預(yù)計結(jié)束時間。
二、地點：會議地點選擇要根據(jù)參會人員多少，參會人員到會便捷程度，消防安全，是否便于疏散，會議設(shè)施的齊備等情況綜合考慮。
三、會議內(nèi)容：根據(jù)會議發(fā)起人的要求，把會議內(nèi)容提前告知參會人員，便于參會人員提前準(zhǔn)備材料，使會議效果能更好地達到目的。
四、背景板、條幅：根據(jù)會議內(nèi)容，為烘托氣氛，增強會議效果，可委托公關(guān)宣傳部門制作相應(yīng)內(nèi)容的背景和條幅、貼畫等，提前布置會場。
五、參會人員：根據(jù)會議發(fā)起人的要求，提前通知到每個參會人員，使他們提前安排好自己的工作，避免與會議時間沖突，如果不能參加，須提早請假。
六、食宿安排：對于外地參會人員，要考慮到會議期間的餐飲和住宿問題。可在會場附近，選幾處經(jīng)濟、實惠的餐飲、住宿地點，落實好價格、地址、電話，提前推薦給各位參會人員。
七、會議設(shè)施：開會前要把會場預(yù)先布置。
1、衛(wèi)生：會場的衛(wèi)生要先打掃，地面撒上水，桌面擦干凈。
2、桌椅：根據(jù)參會人數(shù)，配備合適數(shù)量的桌椅，擺放整齊，中間留有過道，不能擁擠。
3、白板：要準(zhǔn)備白板，白板筆數(shù)只，板擦。
4、投影儀：投影儀在會前要提前連接調(diào)試好，連上筆記本電腦，調(diào)試到合適位置。準(zhǔn)備激光筆。
5、燈光照明：查看燈光照明是否充足，如不合要求，提早聯(lián)系相關(guān)部門準(zhǔn)備。
6、飲用水：根據(jù)參會人員多寡，會議時間長短，準(zhǔn)備好飲水機，水杯，垃圾箱，茶葉。
7、攝影攝像：根據(jù)會議發(fā)起人要求，如果是重要會議，則需要準(zhǔn)備攝像機、照相機、錄音筆等物品。充好電，備足夠的存儲卡，調(diào)試好。安排現(xiàn)場專人負責(zé)。
8、簽到表：將參會人員名單打印好，簽名時簽在打印的名字后面，并向會議主持人報告簽到情況
八、費用：根據(jù)會議準(zhǔn)備情況，預(yù)算飲食、飲用水、住宿、租金、會議用品等會議相關(guān)的費用金額，提前申請費用。
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