項目關(guān)閉文件必須在移交會議結(jié)束后的3個工作日內(nèi)完成。如果小組成員在第一天結(jié)束前仍未回應(yīng)請求,請在接下來的24小時內(nèi)進行5×5的溝通法，以確保在限定的三天時間內(nèi)從利益相關(guān)方獲得所需的接受。
一旦獲得所有所需的批準和接受,便可以利用所有表達了接受的電子回復郵件對A&A表格進行注釋;
掃描并將A&A表格和每封包含接受/認可信息的電子郵件合并到已批準的項目關(guān)閉文件PDF中，來更新已批準的項目關(guān)閉文件的PDF并最終定稿。
當所有的文件準備就緒,并且可以提供給項目經(jīng)理審核時,文件應(yīng)包含:1.帶有簽名或注釋的A&A表格。表格中的信息可以證明項目管理者、項目負責人、高層利益攸關(guān)方、職能經(jīng)理和團隊成員（整個項目團隊)的電子批準/接受。
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