基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。
基建檔案，按建筑對象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：
一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；
二是國防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；
三是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。
一、基建檔案整理
基本建設(shè)項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設(shè)項目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。
（一）分類
基建檔案主要按工程項目或建設(shè)項目分類。按照工程項目進(jìn)行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。
（二）組卷
基建工程項目檔案保管單位的組織，應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行，必須符合以下要求：
（1）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。
（2）裝具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。
（3）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價值和密級程度，適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時，以價值低的服從價值高的、密級低的服從密級高的原則來處理。
（4）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。一般來說，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。
（三）案卷內(nèi)文件材料的排列
（1）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項目建議書及批復(fù)→可行性研究報告→項目評估→環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告→設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書。
（2）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。
（3）基建檔案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應(yīng)排在前面，文字材料排在后面。
（四）裝訂
基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。
（五）案卷的排列
基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。
二、基建檔案編目
基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。
（1）編頁號：基建檔案在形成時，已經(jīng)標(biāo)有順序號，可以不另外編號，比如成套的基建圖樣材料、單份獨立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號出現(xiàn)錯誤時，才需要統(tǒng)一編制頁號。
（2）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打印）。在編制時就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時可以盡量利用原有的目錄清單。
（3）編制備考表：備考表是用來記載和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。
（4）編制案卷封面。
（5）編制案卷背簽。
（6）檔號的編制。
基建檔案檔號結(jié)構(gòu)為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。
文章 / 樓淑君 鐘小安
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