對(duì)項(xiàng)目成功/失敗影響最大的兩件事是需求和人力資源。 人力資源并不是即插即用的。 批準(zhǔn)太多或太少的任務(wù)會(huì)浪費(fèi)資源，任務(wù)切換也會(huì)浪費(fèi)資源。如果項(xiàng)目經(jīng)理不能替項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員消除障礙，讓每個(gè)人都走上正軌并讓團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)在一起，那么也會(huì)浪費(fèi)資源。
項(xiàng)目只有在團(tuán)隊(duì)成員能夠完成工作的情況下才能按時(shí)執(zhí)行。 如果資源在項(xiàng)目經(jīng)理以外的其他人的控制下，并且可以在不咨詢項(xiàng)目經(jīng)理的情況下重新分配，那么項(xiàng)目經(jīng)理就無(wú)法完成他們的工作。一個(gè)組織只要有兩個(gè)項(xiàng)目需要在重疊時(shí)間共用同一個(gè)資源，那么它用的項(xiàng)目管理軟件就必須具備多項(xiàng)目的資源管理功能。
即使在一個(gè)中小型項(xiàng)目中，電子表格和直覺(jué)也絕對(duì)不足以應(yīng)付動(dòng)態(tài)的資源分配和資源使用的復(fù)雜性，更不用說(shuō)在一個(gè)大型項(xiàng)目或項(xiàng)目群（多個(gè)項(xiàng)目）中了。 因此，項(xiàng)目資源管理最容易分辨出項(xiàng)目管理軟件是否精明練達(dá)。
常見(jiàn)的項(xiàng)目資源管理挑戰(zhàn)及解決方法如下：
1. 手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入占用人們的時(shí)間
挑戰(zhàn)：
即便只是一個(gè)資源的一周時(shí)間都能被多次劃分，然后被計(jì)劃、分配并真實(shí)使用在多個(gè)任務(wù)上。如果出現(xiàn)資源沖突，受影響的資源又要被重新劃分，計(jì)劃、分配及真實(shí)使用。 試想想 50 個(gè)資源，每 50 個(gè)資源需要 2500 倍的時(shí)間完成上述劃分、計(jì)劃、分配及真實(shí)使用，越來(lái)越多的員工時(shí)間將被手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入或其他重復(fù)性任務(wù)占用。在如此大的范圍內(nèi)，手動(dòng)任務(wù)變得越來(lái)越容易出錯(cuò)。
解決方法：
8Manage 資源管理可自動(dòng)執(zhí)行這些手動(dòng)任務(wù)，減少出錯(cuò)的可能性，并讓員工騰出時(shí)間來(lái)完成其他任務(wù)。結(jié)果是勞動(dòng)力更加精簡(jiǎn)和高效。
2. 獨(dú)立的軟件系統(tǒng)讓你慢下來(lái)
挑戰(zhàn)：
隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，不同的、獨(dú)立的系統(tǒng)描繪出越來(lái)越準(zhǔn)確的公司資源視圖。這可能會(huì)消耗員工的生產(chǎn)力，并導(dǎo)致生成影響決策的準(zhǔn)確績(jī)效數(shù)據(jù)出現(xiàn)時(shí)間滯后。
解決方法：
8Manage 資源管理可以整合跨部門(mén)和跨地點(diǎn)的可用信息，提供整個(gè)組織的實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)績(jī)效可見(jiàn)性。這為資源規(guī)劃決策提供了依據(jù)，使員工能夠?qū)Ｗ⒂诟谐尚У娜蝿?wù)。
3. 溝通不暢導(dǎo)致效率低下
挑戰(zhàn)：
員工和部門(mén)之間的無(wú)效溝通可能會(huì)導(dǎo)致資源規(guī)劃問(wèn)題，從而影響您的業(yè)務(wù)底線。由此產(chǎn)生的資源分配不當(dāng)可能導(dǎo)致訂單丟失、項(xiàng)目交付延遲和員工工作效率低下。
解決方法：
8Manage 資源管理可以將業(yè)務(wù)功能統(tǒng)一起來(lái)，成為一個(gè)輸入和處理信息的軟件，最終改善部門(mén)之間的溝通，并減少關(guān)鍵信息到達(dá)相關(guān)方的時(shí)間。
4. 項(xiàng)目爭(zhēng)奪資源
挑戰(zhàn)：
大多數(shù)公司很少有足夠的資源同時(shí)為所有項(xiàng)目配備人員。結(jié)果是項(xiàng)目有效地相互競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)將資源分配給多個(gè)項(xiàng)目。這可能會(huì)導(dǎo)致瓶頸，尤其是在對(duì)專業(yè)技能的需求量很大的情況下。要從資源中獲得最佳績(jī)效和結(jié)果，您必須管理工作負(fù)載，避免過(guò)度分配和分配不足。專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化軟件可以讓您查看資源分配更改對(duì)整體計(jì)劃的影響，最終提高實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的能力。
解決方法：
使用 8Manage 資源管理，首先要設(shè)定規(guī)則，徹底防止資源過(guò)度分配在項(xiàng)目計(jì)劃階段時(shí)發(fā)生。其次，在項(xiàng)目執(zhí)行階段，你可以動(dòng)態(tài)地看到每位項(xiàng)目成員的負(fù)載情況，即便其他項(xiàng)目導(dǎo)致他們中間有人出現(xiàn)的工作超載或偏輕的情況。
5. 資源需要在同一地點(diǎn)才能有效工作
挑戰(zhàn)：
遠(yuǎn)程工作越來(lái)越受歡迎，企業(yè)可將網(wǎng)絡(luò)投向更遠(yuǎn)的地方來(lái)尋找關(guān)鍵資源。與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不在同一地點(diǎn)工作可能會(huì)影響資源的有效性，但幸運(yùn)的是，可以解決這個(gè)問(wèn)題。
解決方法：
8Manage 資源管理可以讓您的團(tuán)隊(duì)在任何地點(diǎn)協(xié)同工作，共享關(guān)鍵信息并進(jìn)行有效溝通。這種完整的可見(jiàn)性創(chuàng)建了更加連貫的工作流程，并允許以最高效率跟蹤資源。
8Manage 還具有實(shí)時(shí)審計(jì)跟蹤的優(yōu)勢(shì)，這可以幫助你更好地預(yù)測(cè)未來(lái)的任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間。它還可以突出員工之間的差異，并識(shí)別表現(xiàn)出色或表現(xiàn)不佳的員工。
此外，常用模板和項(xiàng)目相關(guān)的重要信息都可以統(tǒng)一存儲(chǔ)于系統(tǒng)中，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)易于訪問(wèn)。通過(guò)8Manage 的項(xiàng)目報(bào)告、儀表板等工具，你可以改善與其他部門(mén)和員工的溝通。擁有明確的項(xiàng)目里程碑還可以改善溝通、提高可見(jiàn)性并增加利益相關(guān)者對(duì)你團(tuán)隊(duì)的信心。
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