前文我們提到過接待管理，接下來我們繼續(xù)分享文員參與的更多的一項日常工作，會議管理。在任何企業(yè)中，會議是如何都避免不了的，企業(yè)從工商登記開始，就注定了得開股東會、董事會、管理會、業(yè)務(wù)會、座談會、績效考核會、年終總結(jié)會…
在這些會中行政文員的參與度和擔(dān)任的角色根據(jù)所在的企業(yè)不同而不同，但是需要明確的是，會議管理本身就是文員的本職工作，需要你學(xué)習(xí)并掌握。
我們說任何工作都可以將其拆分成事前、事中、事后來分析，會議管理也不例外，可以分為會前、會中、會后。首先，需要明確自己在會議中的角色，是會議的組織者還是參與者，兩者的準(zhǔn)備會有不同。
如果是組織者，需要這樣準(zhǔn)備：
會前：確定議題議程（提前通知參會人員）、會議形式（現(xiàn)場、視頻、電話）、參與者人數(shù)、時間、場地、
會中：嚴(yán)格控制討論方向、把控會議時間、確保結(jié)果
會后：過程復(fù)盤、總結(jié)經(jīng)驗、會議結(jié)果跟蹤落實。
如果是參與者，需要這樣準(zhǔn)備：
會前：根據(jù)議題，準(zhǔn)備發(fā)言稿及相關(guān)材料，控制發(fā)言時間
會中：結(jié)合其他人意見，發(fā)言不跑題
會后：按照會議決議落實工作
不管是部門會還是全公司會，基本可以參照上述流程來準(zhǔn)備，大家可能看得出來，會議組織者和參與者都需要提前研究會議議題，并把控時間，這樣才能確保會議的效率。
一些中小企業(yè)每年有開不完的會，而且一開會就無休無止，發(fā)言時間隨意且沒有固定主題。大家一開會就提困難，列難處。其實，做好會前準(zhǔn)備和時間控制，大概率是可以避免此類情況的出現(xiàn)的。
你還在實際工作中碰到過哪些情況，歡迎在評論中列舉。
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