**控股集團(tuán)檔案管理制度
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)**控股集團(tuán)（以下簡稱控股集團(tuán)）檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為經(jīng)營管理服務(wù)，特制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案是指在經(jīng)營管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)控股集團(tuán)具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等資料和記錄。
第三條 本制度適用于控股集團(tuán)各職能部門（以下簡稱部門）的檔案管理，各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)參照?qǐng)?zhí)行。
第四條 檔案管理是集團(tuán)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理的基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)控股集團(tuán)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。所有部門和個(gè)人均有保護(hù)控股集團(tuán)檔案的義務(wù)。
第二章 管理機(jī)構(gòu)
第五條 檔案管理實(shí)行部門收集保管、控股集團(tuán)總裁辦統(tǒng)一管理的原則?？毓杉瘓F(tuán)總裁辦是檔案管理的主管部門，對(duì)控股集團(tuán)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，并對(duì)各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由控股集團(tuán)總裁辦的檔案管理員負(fù)責(zé)。
第六條 各部門負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。各部門檔案管理名單須報(bào)到控股集團(tuán)總裁辦進(jìn)行備案，如有變動(dòng)須及時(shí)告知。
第七條 因機(jī)構(gòu)變動(dòng)予以撤銷的部門，由該部門負(fù)責(zé)將全部文件材料按要求整理后移交檔案部門；部門合并，由合并前部門負(fù)責(zé)將文件材料整理后移交檔案部門或交合并后部門保管。
員工離職、調(diào)動(dòng)，離崗前應(yīng)清理有關(guān)文件材料，需歸檔的文件材料整理后移交部門兼職檔案人員，不得擅自處理或帶走，需歸還的檔案直接歸還檔案部門，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
第三章 歸檔和移交
第八條 歸檔的文件要按年度、業(yè)務(wù)職能、問題、專項(xiàng)工作（活動(dòng)、案件）、載體等進(jìn)行基本分類。排列順序總的原則是以時(shí)間為序，文字材料在前、圖表在后。
（一）紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要：正本、附件、審批表、底稿。
（二）合同協(xié)議：合同審批單、合同、附件、補(bǔ)充協(xié)議（如果有）。
（三）專項(xiàng)工作（會(huì)議、活動(dòng)、案件）：結(jié)果（論）在前、過程在后；或按文件形成時(shí) 間順序；或按重要程度。
（四）各類申請(qǐng)表排列：按時(shí)間順序或按表的編號(hào)。
第九條 編制《歸檔文件目錄》（見附件1），要逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫，并與檔案實(shí)際排列順序一致。
第十條 裝訂要求。一個(gè)釘：左上角45度、2個(gè)釘：左側(cè)，如在一份文件中有豎向文字頁，橫向圖表頁，則橫向圖表的表頭朝左側(cè)，與豎向文字頁一起在左側(cè)裝訂。
第十一條 保管期限和密級(jí)。由文件的形成部門根據(jù)文件內(nèi)容的價(jià)值、涉及的范圍、重要程度確定。保管期限分為：永久（20年以上）、長期（3年至20年）、短期（3年以下）。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部事項(xiàng)四種。
第十二條 歸檔范圍（見附件2）。各部門歸檔的文件包括紙質(zhì)版、電子版、光盤、錄像帶等，必須是正式文件，最終版本。歸檔的電子版文件，如同時(shí)有紙質(zhì)版文件，要與紙質(zhì)版文件內(nèi)容保 持一致，保證文件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。
電子文件移交前，各部門負(fù)責(zé)電子文件管理的人員應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行檢查，如載體的質(zhì)量、有無病毒、保證電子檔案的完整性和有效性，檢查登記表、軟件、注明資料等是否齊全。
第十三條 歸檔時(shí)認(rèn)真填寫《檔案移交（接收）登記表》（見附件3），將電子版《歸檔文件目錄》通過郵箱發(fā)至檔案主管，不能按要求歸檔的填寫紙版《歸檔確認(rèn)單》（見附件4）。
第十四條 歸檔時(shí)間。集團(tuán)重要事項(xiàng)、重大活動(dòng)、臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料，按要求整理后一個(gè)月內(nèi)移交歸檔；常規(guī)業(yè)務(wù)、日常工作形成的文件材料，每季度末最后一周內(nèi)移交歸檔。
對(duì)活動(dòng)周期較長的項(xiàng)目或時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的科技活動(dòng)中形成的文件材料，可視具體情況按年度分批歸檔。
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